Adjoint en Gestion de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes
Adjoint en Gestion de Scolarité H/F
Universite Grenoble Alpes · Saint-Martin-d'Hères - 38 · CDD
📑 Missions du poste
Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
Présentation de la structure :
La Faculté de droit de l'Université Grenoble Alpes accueille près de 4 500 étudiants et propose une offre de formation diversifiée, allant de la licence aux diplômes universitaires, en présentiel et à distance. Elle est implantée sur deux sites, à Grenoble et à Valence. La faculté s'appuie sur une équipe composée d'environ 80 enseignants-chercheurs et enseignants, 40 personnels administratifs et un large réseau de 250 intervenants extérieurs issus des milieux juridique, judiciaire, institutionnel et économique. Elle assure également des préparations aux examens et concours via l'Institut d'Études Judiciaires (IEJ). Le pôle Enseignement A Distance (EAD) de la Faculté de droit de Grenoble offre à plus de 800 étudiants un panel important de formations (DU, de la L1 aux Masters 2) pour des personnes souhaitant suivre des études de droit mais qui ne peuvent se rendre aux cours proposés en présentiel, car éloignés géographiquement, engagés dans la vie active, chargés de famille, en situation de handicap, sportifs ou artistes de haut niveau, etc.
Pour en savoir plus sur la Faculté de droit : https://droit.univ-grenoble-alpes.fr/
Missions principales :
Sous la responsabilité du responsable opérationnel du Pôle EAD, et au sein d'une équipe de 3 gestionnaires, vous aurez pour mission principale d'assurer la gestion de scolarité d'une partie des étudiants inscrits à l'EAD, de la candidature à la remise du diplôme (effectif global de plus de 800 étudiants).
Activités :
Assurer le suivi de la scolarité :
- Traiter les demandes de candidatures sur E-Candidat
- Procéder aux inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants sur Apogée
- Informer, conseiller et guider les étudiants dans leurs démarches administratives tout au long de l'année
- Veiller à l'application du règlement des études et des modalités de contrôle des connaissances
- Inscrire les étudiants à leur cours sur Moodle et diffuser des messages d'information sur la plateforme
Organiser et gérer les examens, ainsi que les jurys :
- Programmer les épreuves, réserver les salles d'examens, communiquer le planning d'examens, collecter les sujets d'examens et préparer enveloppes et listes d'émargement
- Veiller à la reproduction des sujets, veiller à respecter toutes les règles de confidentialité et préparer les copies
- Veiller au bon déroulement des épreuves d'examens
- Réceptionner et désanonymiser les copies, saisir les notes dans APOGEE
- Organiser les délibérations des jurys, éditer et vérifier les procès-verbaux de jurys et saisir les points de jury
- Afficher les résultats et communiquer les relevés de notes
Une certaine adaptabilité horaire peut être demandée pendant les pics d'activités (examens, jurys et période d'inscriptions).
Présentation de la structure :
La Faculté de droit de l'Université Grenoble Alpes accueille près de 4 500 étudiants et propose une offre de formation diversifiée, allant de la licence aux diplômes universitaires, en présentiel et à distance. Elle est implantée sur deux sites, à Grenoble et à Valence. La faculté s'appuie sur une équipe composée d'environ 80 enseignants-chercheurs et enseignants, 40 personnels administratifs et un large réseau de 250 intervenants extérieurs issus des milieux juridique, judiciaire, institutionnel et économique. Elle assure également des préparations aux examens et concours via l'Institut d'Études Judiciaires (IEJ). Le pôle Enseignement A Distance (EAD) de la Faculté de droit de Grenoble offre à plus de 800 étudiants un panel important de formations (DU, de la L1 aux Masters 2) pour des personnes souhaitant suivre des études de droit mais qui ne peuvent se rendre aux cours proposés en présentiel, car éloignés géographiquement, engagés dans la vie active, chargés de famille, en situation de handicap, sportifs ou artistes de haut niveau, etc.
Pour en savoir plus sur la Faculté de droit : https://droit.univ-grenoble-alpes.fr/
Missions principales :
Sous la responsabilité du responsable opérationnel du Pôle EAD, et au sein d'une équipe de 3 gestionnaires, vous aurez pour mission principale d'assurer la gestion de scolarité d'une partie des étudiants inscrits à l'EAD, de la candidature à la remise du diplôme (effectif global de plus de 800 étudiants).
Activités :
Assurer le suivi de la scolarité :
- Traiter les demandes de candidatures sur E-Candidat
- Procéder aux inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants sur Apogée
- Informer, conseiller et guider les étudiants dans leurs démarches administratives tout au long de l'année
- Veiller à l'application du règlement des études et des modalités de contrôle des connaissances
- Inscrire les étudiants à leur cours sur Moodle et diffuser des messages d'information sur la plateforme
Organiser et gérer les examens, ainsi que les jurys :
- Programmer les épreuves, réserver les salles d'examens, communiquer le planning d'examens, collecter les sujets d'examens et préparer enveloppes et listes d'émargement
- Veiller à la reproduction des sujets, veiller à respecter toutes les règles de confidentialité et préparer les copies
- Veiller au bon déroulement des épreuves d'examens
- Réceptionner et désanonymiser les copies, saisir les notes dans APOGEE
- Organiser les délibérations des jurys, éditer et vérifier les procès-verbaux de jurys et saisir les points de jury
- Afficher les résultats et communiquer les relevés de notes
Une certaine adaptabilité horaire peut être demandée pendant les pics d'activités (examens, jurys et période d'inscriptions).
👤 Profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Règles de sécurité,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs,Monter en compétences sur de nouveaux logiciels,Avoir le sens de l'accueil,Faire preuve de confidentialité,Maîtriser les outils numériques en général,Savoir s'organiser, s'adapter et être polyvalent,Amélioration continue des méthodes de travail,Avoir une bonne expression oral et écrite,Alerter son supérieur, être force de proposition,Connaître les outils bureautiques (Excel, Word),Savoir faire preuve de diplomatie
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Règles de sécurité,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs,Monter en compétences sur de nouveaux logiciels,Avoir le sens de l'accueil,Faire preuve de confidentialité,Maîtriser les outils numériques en général,Savoir s'organiser, s'adapter et être polyvalent,Amélioration continue des méthodes de travail,Avoir une bonne expression oral et écrite,Alerter son supérieur, être force de proposition,Connaître les outils bureautiques (Excel, Word),Savoir faire preuve de diplomatie
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
